Thuiswerkvergoeding en vaste reiskostenvergoeding

Vanwege de coronapandemie werken er momenteel veel werknemers vanuit huis. Zowel werkgevers als werknemers zien hier voordelen van in en de verwachting is dat thuiswerken het nieuwe normaal zal worden. Werkgevers en werknemers willen afspraken maken over het (deels) thuis blijven werken.

Thuiswerkvergoeding
Thuiswerken brengt niet alleen voordelen met zich mee. De werknemer krijgt door dat thuiswerken te maken met extra kosten. Het Nibud had eerder al berekend dat de extra kosten van het thuiswerken € 2 per dag bedragen. Deze kosten zijn onder andere voor extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het kabinet neemt dit bedrag over en met ingang van 1 januari 2022 geldt hiervoor een gerichte vrijstelling van € 2 per thuisgewerkte dag of dagdeel.

Bij het toepassen van een thuiswerkvergoeding gelden de volgende regels:

• De thuiswerkvergoeding kan niet samen met een reiskostenvergoeding worden betaald op dagen dat de werknemer zowel thuis als op de zaak werkt. Er moet dan gekozen worden welke vergoeding er verstrekt zal worden.
• Wanneer de werknemer tijdens een thuiswerkdag naar een zakelijke afspraak gaat die niet op de werkplek is, kan voor deze reis wel een reiskostenvergoeding worden gegeven zonder dat dit gevolgen heeft voor de thuiswerkkostenvergoeding.
• Heeft de werknemer een auto van de zaak, een ov-kaart of een fiets van de zaak? Dan kan de thuiswerkkostenvergoeding alleen worden toegepast als op die dag geen gebruik gemaakt wordt van de ov-kaart, de fiets of de auto van de zaak.

Het is mogelijk om een vaste thuiswerkvergoeding toe te passen conform de 128-dagenregeling. Deze regeling houdt in dat een werknemer die 5 dagen per week werkt een vaste vergoeding kan krijgen als hij in een kalenderjaar ten minste 128 dagen thuis werkt. Mocht er met een werknemer minder contractdagen per week zijn overeengekomen, dan moet maximale vergoeding naar rato worden berekend.

Let op!
De regels voor de thuiswerkvergoeding zijn ook op de DGA van toepassing.

Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag een werkgever al een onbelaste vergoeding geven. De kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon, kan de werkgever via andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vergoeden.

Reiskostenvergoeding
Voor reizen met het eigen vervoer blijft in 2022 de maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer van toepassing.

Tot 1 januari 2022 mag er nog steeds aan een werknemer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden uitbetaald, alsof hij alle dagen naar het werk reist, als deze vaste reiskostenvergoeding voor 12 maart 2020 is overeengekomen.

Vanaf 1 januari 2022 zal het reisgedrag opnieuw beoordeeld moeten worden. Net zoals bij de thuiswerkvergoeding is het mogelijk om een vaste woon-werkvergoeding toe te passen conform de 128 dagenregeling. Deze regeling houdt in dat een werknemer die 5 dagen per week werkt een vergoeding kan krijgen als hij in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Mocht er met een werknemer minder contractdagen per week zijn overeengekomen, dan moet de maximale vergoeding naar rato worden berekend.

Let op!
Krijgt uw werknemer momenteel een vaste reiskostenvergoeding, maar werkt hij of zij ook thuis? Dan zult u voor 2022 actie moeten ondernemen! Onze medewerkers van Schuiteman HR Services helpen u daar graag bij.