Blog | Een onjuiste factuur kost u geld!

Geld terugkrijgen, wie wil dat nou niet? Als ondernemer ontvangt u dagelijks zo’n tegoedbon. Want de op een factuur vermelde omzetbelasting is voor u als belaste btw-ondernemer aftrekbaar. Tenminste, als de factuur aan alle wettelijke vereisten voldoet, anders kan het u wel eens geld gaan kosten. De verplichting van een juiste factuur ligt trouwens bij de leverancier. Maar wat betekent ‘juist’ eigenlijk in dit geval?

De factuur speelt binnen de omzetbelasting een cruciale rol. Het is hét toegangsbewijs voor de afnemer om de betaalde belasting terug te ontvangen. Reden waarom er veel vereisten aan de factuur worden gesteld. Niet alleen gelden er regels voor de te vermelden gegevens, maar ook voor de termijn waarbinnen een factuur moet worden uitgereikt en hoe een correctiefactuur er uit moet zien.

Iedere leverancier is verplicht om een ondernemer of rechtspersoon een factuur uit te reiken. Voor verkopen aan een particulier geldt deze verplichting in principe niet. De factuur moet worden uitgereikt vóór de 15e van de maand volgende op die waarop de verkoop heeft plaatsgevonden.

Op de site van de Belastingdienst staan de vereisten waaraan de factuur moet voldoen. Deze lijken vanzelfsprekend. Maar vergis u niet! Weet u bijvoorbeeld dat een factuur niet geadresseerd mag zijn aan een postbusnummer? En dat u de btw altijd apart moet vermelden? In veel gevallen bestaan afwijkende regels. Zo mag u als onderaannemer of leverancier bij EU-grensoverschrijdende verkopen beslist géén btw op de factuur vermelden. In die gevallen vindt de afdracht van de verschuldigde belasting en de teruggaaf op dezelfde aangifte bij de afnemer opdrachtgever of afnemer plaats. Wel dient de van toepassing zijnde verleggingsregeling op de factuur te worden vermeld. Net zoals het btw-nummer van de buitenlandse afnemer. (Dat u natuurlijk wel vooraf moet checken via de site van de Europese Unie. Zie www.vies.eu).

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht want de Belastingdienst moet uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

Het is toegestaan dat de afnemer zijn eigen factuur opmaakt. ‘Self-billing’ wordt dat genoemd. Dit komt veel voor bij veilingen, coöperaties en de afrekening van bonussen. Met name in de gevallen waarin de leverancier niet weet wat zijn vergoeding gaat worden, terwijl de afnemer dat wel weet, heeft self-billing de voorkeur. Maar self-billing is niet zonder gevaren. Met name voor de leverancier. Want ondanks dat de afnemer de factuur opmaakt, blijft toch de leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur. Zelfs als hij geen kennis heeft kunnen nemen van het bestaan of de inhoud van de factuur! Om de risico’s te beperken doen leverancier en afnemers er verstandig aan om er voor te kiezen dat de afnemer de relevante gegevens verstrekt aan de leverancier en dat de leverancier op basis daarvan een factuur opstelt en die aan de afnemer toestuurt.

Er gaat natuurlijk weleens iets mis. Maar hoe herstel je een onjuiste factuur? Bijvoorbeeld omdat het verkeerde tarief blijkt te zijn toegepast of omdat wegens schade of vertraging een lagere vergoeding is overeengekomen. In die gevallen heeft de leverancier twee mogelijkheden. Of hij neemt de originele factuur terug en hij reikt een nieuwe, juiste factuur uit waarbij de leverancier en afnemer middels een suppletieaangifte de eerdere afgedragen en teruggevraagde btw corrigeren. Of er vindt een correctie op de originele factuur plaats door middel van een creditfactuur. Een creditfactuur moet nadrukkelijk verwijzen naar de originele factuur door vermelding van het factuurnummer. Ook heeft een creditfactuur altijd een negatief bedrag. Het opschrift ‘creditfactuur’ werkt dus niet!

Als u denkt dat de Belastingdienst al deze kleine factuurgebreken niet zo nauw neemt, dan moet ik u toch waarschuwen. Want juist door de elementaire functie van de factuur bedraagt de boete per gebrek maximaal € 7.524 (2016). Foutje, bedankt!

Zorg in elk geval dat u niet de eerste bent bij wie een dergelijke boete waarheid wordt. Wij helpen u graag daarbij. Bijvoorbeeld door het toetsen van uw complete btw-administratie en -organisatie. Want er is veel meer dan alleen de factuur.

Februari 2017 | Mr. D. (Dennis) van der Veer