Fietsplan voor medewerkers

Steeds meer werkgevers bieden hun medewerkers een fietsregeling aan. Niet alleen omdat fietsen bijdraagt aan een gezonde leefstijl en duurzame mobiliteit, maar ook omdat het een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde kan zijn.

Veel werkgevers denken bij een fietsplan direct aan hoge kosten of complexe regelgeving. In de praktijk zijn er verschillende mogelijkheden, waarbij de regeling vaak aantrekkelijk kan worden ingericht voor zowel werkgever als werknemer.

Waarom een fietsregeling interessant kan zijn

Een fietsregeling kan bijdragen aan:

• gezonde en vitale medewerkers;
• een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde;
• duurzame mobiliteit;
• het aantrekken en behouden van personeel;
• fiscaal voordeel voor medewerkers.

De leasefiets: een populaire keuze

Veel werkgevers kiezen tegenwoordig voor een leasefiets. Daarbij wordt de fiets geleverd via een leasemaatschappij, die vaak ook zaken zoals onderhoud, verzekering en de contractafhandeling verzorgt.

Voor de werkgever blijft de administratieve belasting hierdoor meestal beperkt. Daarnaast blijft de fiets eigendom van de leasemaatschappij, waardoor de werkgever niet zelf verantwoordelijk is voor de verkoop of afwikkeling van de fiets aan het einde van de looptijd.

Omdat de werknemer de fiets ook privé mag gebruiken, geldt een bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets.

Extra voordeel via brutoloonuitruil

Bij veel fietsregelingen kan gebruik worden gemaakt van een cafetariaregeling of brutoloonuitruil. Hierbij betaalt de werknemer de kosten van de fiets geheel of gedeeltelijk vanuit het brutoloon in plaats van uit het nettoloon.

Daardoor ontstaat een fiscaal voordeel voor de werknemer. Door de verlaging van het brutoloon kunnen ook de werkgeverslasten afnemen. Sommige werkgevers kiezen ervoor om dit voordeel gedeeltelijk terug te laten vloeien naar de medewerker in de vorm van een werkgeversbijdrage. Hierdoor neemt het voordeel voor de medewerker verder toe, terwijl de extra kosten voor de werkgever beperkt blijven. In de praktijk kan een fietsregeling daardoor vaak aantrekkelijk én grotendeels kostenneutraal worden ingericht.

En hoe zit het met de reiskostenvergoeding?

Een veelgehoorde misvatting is dat een werknemer met een leasefiets geen reiskostenvergoeding meer kan ontvangen.

Voor de dagen waarop met de leasefiets wordt gereisd, geldt inderdaad geen onbelaste kilometervergoeding. Reist een werknemer op andere dagen met een eigen vervoermiddel, zoals een eigen auto, dan kan voor die dagen onder voorwaarden wel een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Hierover kunnen werkgever en werknemer realistische afspraken maken.

Andere mogelijkheden

Naast een leasefiets zijn er ook andere opties.

Zo kan een werkgever er ook voor kiezen zelf een fiets aan te schaffen en deze ter beschikking te stellen. De fiets blijft daarbij eigendom van de werkgever en ook hierbij geldt in beginsel een bijtelling van 7% wanneer de werknemer de fiets privé mag gebruiken.

Daarnaast kan een werkgever een fiets verstrekken of vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). De werknemer wordt dan eigenaar van de fiets. Het is daarbij wel belangrijk om rekening te houden met de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR. Bij overschrijding kan de werkgever namelijk 80% eindheffing verschuldigd zijn.

Welke regeling past bij jouw organisatie?

Welke oplossing het beste past, hangt af van de wensen van werkgever en werknemer, de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR en de mate waarin een werkgever zelf betrokken wil zijn bij de uitvoering van de regeling.

Juist doordat er meerdere mogelijkheden bestaan, kan een fietsregeling vaak worden ingericht op een manier die past bij zowel de werkgever als de medewerker.

Wil je weten welke regeling het beste aansluit bij jouw organisatie? Wij denken graag met je mee.