Nieuws

Auto van de zaak mee op vakantie

03-08-2026

De vakantieperiode betekent voor veel medewerkers dat de auto van de zaak ook op reis gaat, soms tot ver buiten Nederland.

Een mooi moment om even stil te staan bij een vraag die verrassend vaak onbeantwoord blijft: wat is er eigenlijk afgesproken over het gebruik van de auto van de zaak?

Door vooraf duidelijke afspraken vast te leggen, voorkom je verrassingen en discussies achteraf. Wij zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

Is privégebruik in het buitenland geregeld?

Dit staat of valt met een goede autoregeling en/of gebruikersovereenkomst. Is bij jullie vastgelegd:

Of privégebruik (ook in het buitenland) is toegestaan?
Of bepaalde landen zijn uitgesloten?
Of er een kilometermaximum geldt?
Of de verzekering geldig is in het land van bestemming en pechhulp is geregeld?
Wie kosten in het buitenland betaalt, zoals brandstof, laden, tol- en parkeerkosten?

Staat dit nergens zwart-op-wit? Dan is de kans groot dat medewerker en werkgever hier ieder een ander beeld bij hebben. Vaak levert dat geen problemen op, maar heldere afspraken vooraf voorkomen discussies achteraf over het gebruik van de auto van de zaak in het buitenland.

Duidelijkheid vooraf: de gebruikersovereenkomst

In de praktijk zien we regelmatig dat afspraken over het gebruik van de auto van de zaak niet of slechts gedeeltelijk zijn vastgelegd. Juist door deze afspraken goed vast te leggen, weten werkgever en medewerker waar zij aan toe zijn. Dat kan op verschillende manieren:

Een gebruikersovereenkomst per medewerker, met alle afspraken over de auto van de zaak.
Een autoregeling met de algemene kaders, aangevuld met een gebruikersovereenkomst voor de individuele afspraken.

Beide routes werken, zolang het maar vooraf en schriftelijk gebeurt. Zo is voor zowel werkgever als medewerker duidelijk wat is afgesproken over het gebruik van de auto van de zaak. Daarnaast kunnen bepaalde afspraken onder voorwaarden ook fiscaal voordeel opleveren.

Bijkomend voordeel: de bijtelling verlagen

Wie dacht "ik betaal het zelf, dus trek ik het gewoon af van de bijtelling" komt bedrogen uit, dat werkt niet automatisch. Zelf betaalde brandstof, tol of reparaties in het buitenland mogen alleen op de bijtelling in mindering komen als onderstaande vooraf is geregeld:

Vooraf afgesproken dat de medewerker betaalt namens de werkgever
Kosten gespecificeerd met bonnetjes
Werkgever merkt dit expliciet aan als eigen bijdrage privégebruik
Werkgever verrekent met de bijtelling in plaats van apart te vergoeden

Precies de afspraken die je toch al vastlegt in de gebruikersovereenkomst of autoregeling. Zonder die vastlegging: geen fiscaal voordeel, hoe vervelend ook na een dure tankbeurt in Frankrijk.

Tot slot

Goede afspraken voorkomen misverstanden. Met een gebruikersovereenkomst of autoregeling leg je helder vast wat werkgever en medewerker van elkaar mogen verwachten bij het gebruik van de auto van de zaak. Daarnaast kunnen er onder voorwaarden fiscale voordelen worden benut. Ontbreekt een regeling of is deze toe aan een update? Wij helpen graag met het opstellen, actualiseren en implementeren ervan, inclusief digitale ondertekening en een correcte verwerking in de salarisadministratie.