Verzuim goed geregeld: zo voorkom je fouten en mis je geen vergoeding

Een zieke werknemer brengt voor een werkgever al genoeg zorgen met zich mee. De administratie rond verzuim schiet er dan nog weleens bij in. Begrijpelijk, maar een ziekmelding die niet of te laat wordt verwerkt kan gevolgen hebben voor je werknemer én voor je portemonnee. In dit artikel lees je waar je op moet letten.

Loondoorbetaling tijdens ziekte: welk percentage geldt?

Wordt een werknemer ziek, dan ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen. De wet zegt daarover het volgende:

• Je betaalt maximaal 104 weken loon door.
• Je betaalt minimaal 70% van het loon.
• In het eerste ziektejaar moet dat ten minste het wettelijk minimumloon zijn.

Veel cao’s en arbeidsvoorwaardenreglementen gaan verder dan de wet. Zo is het gebruikelijk dat in het eerste ziektejaar 100% van het loon wordt doorbetaald en in het tweede jaar een lager percentage. Welke regeling voor je werknemer geldt, hangt dus af van de wet, de cao of het arbeidsvoorwaardenreglement dat op je bedrijf van toepassing is.

Wordt verzuim niet goed verwerkt in de loonadministratie, dan loop je het risico dat het verkeerde percentage wordt doorbetaald. Dat kan twee kanten op werken:

• Te weinig betaald: Je doet je werknemer tekort en loopt het risico op een loonvordering, eventueel verhoogd met een wettelijke verhoging en rente.
• Te veel betaald: Je maakt onnodig kosten die achteraf lastig terug te halen zijn.

No-riskpolis: laat geen geld liggen

Voor een aantal werknemers geldt een zogenoemde no-riskpolis. Dat geldt bijvoorbeeld voor werknemers met een arbeidsbeperking en voor werknemers die zijn ingeschreven in het doelgroepregister. Wordt zo’n werknemer ziek, dan kun je bij UWV een Ziektewetuitkering aanvragen. Die uitkering compenseert (een deel van) het loon dat je tijdens ziekte doorbetaalt.

Die compensatie komt niet vanzelf. Je moet de ziekte zelf bij UWV melden en de uitkering aanvragen. In de praktijk wordt dat nog weleens vergeten, waardoor werkgevers geld laten liggen waar ze wel recht op hebben.

Let op: UWV werkt met vaste termijnen. Je meldt je werknemer binnen 6 weken na de eerste ziektedag ziek. Is je werknemer binnen die 6 weken weer beter, dan doe je de ziekmelding en de betermelding tegelijk. Een melding die te laat wordt ingediend is altijd beter dan geen melding, maar kan wel leiden tot een boete of een lagere uitkering.

Tip: leg verzuim direct vast in je salarispakket

Registreer verzuim direct in je salarispakket, zodat je loonadministratie altijd klopt. Veel salarispakketten kunnen bovendien gekoppeld worden aan je arbodienst. Werknemer gegevens worden dan automatisch uitgewisseld en, afhankelijk van je arbodienst, ook ziekmeldingen en herstelmeldingen. Zo geef je verzuim maar één keer door.

Geef daarbij alleen de eerste ziektedag en de datum van (gedeeltelijk) herstel door. Medische informatie mag je als werkgever niet vastleggen of delen.

En de re-integratie?

Naast de loondoorbetaling heb je als werkgever ook verplichtingen op het gebied van re-integratie. Samen met de bedrijfsarts of arbodienst zet je je in voor een zo snel mogelijke en verantwoorde terugkeer naar werk. Daarvoor gelden vaste stappen en termijnen, zoals een probleemanalyse en een plan van aanpak in de eerste weken van het verzuim. Kom je deze verplichtingen niet na, dan kan UWV een loonsanctie opleggen, waardoor je tot een jaar langer loon moet doorbetalen.

Zo helpt Schuiteman je

Verzorgen wij je loonadministratie, dan willen we verzuim samen met jou scherp in de gaten houden:

• Juiste doorbetaling: We controleren of het doorbetaalde percentage klopt volgens de wet, de cao of het arbeidsvoorwaardenreglement en wijzen je erop wanneer een ander percentage gaat gelden.
• No-risk signalering: We controleren of werknemers in het doelgroepregister staan en we leggen vast wie een no-risk status heeft. Registreer je verzuim in het salarispakket, dan krijg je direct een signaal. Is er geen verzuim geregistreerd, dan sturen we voor de zekerheid toch een reminder.
• Aanvraag Ziektewetuitkering: We vragen de uitkering voor je aan. Geef de ziekmelding en herstelmelding daarom direct aan ons door, zodat wij de meldingen tijdig bij UWV kunnen doen. Verzorgen wij ook de meldingen bij je arbodienst, dan pakken we die meteen mee.
• HR-advies: Loop je aan tegen uitdagingen rond je verzuimverplichtingen? Onze collega’s van HR Services helpen je graag verder.

Vragen over verzuim, loondoorbetaling of de no risk polis? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.