Verklaring geen privégebruik auto te laat, wat nu?

Als een werkgever aan zijn personeel een auto ter beschikking stelt, is de bekende bijtelling van toepassing. Dat is niet zo als de werknemer een ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ bij de werkgever inlevert. Maar wat nu als hij hiermee te laat is?

Bijtelling auto
Als een auto van de zaak ter beschikking wordt besteld, moet een percentage van de cataloguswaarde bij het inkomen worden geteld. Voor nieuwe auto’s geldt dit jaar een bijtelling van 22%, tenzij de auto volledig elektrisch is. Dan bedraagt de bijtelling 12% tot een cataloguswaarde van € 40.000 en 22% over het meerdere. In 2022 geldt voor elektrische auto’s een bijtelling van 16% tot een cataloguswaarde van € 35.000 en 22% over het meerdere.

Verklaring geen privé gebruik auto
Als de auto per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt, blijft de bijtelling achterwege. De werknemer kan dit bereiken door een ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ bij de werkgever in te leveren. Daarna mag deze de bijtelling achterwege laten met ingang van het eerste loontijdvak waarover de werkgever het loon nog moet berekenen.

Te laat, wat dan?
Het kan natuurlijk voorkomen dat de werknemer de verklaring pas inlevert als de werkgever de loonaangifte al heeft gedaan. De werkgever moet dan gewoon de bijtelling toepassen, tenzij hij kan bewijzen dat de werknemer niet te veel privékilometers heeft gereden.

Hoe berekenen?
Stel dat u een werknemer op 1 maart een auto van de zaak ter beschikking stelt en hij pas in mei een ‘Verklaring geen privé gebruik auto’ inlevert. Blijkt uit een kilometeradministratie dat hij in maart bijvoorbeeld 65 km privé rijdt, dan is dit 650 km op jaarbasis. Toegestaan is 500 km x 10/12 = 416 km. De werkgever moet dus bijtellen. Rijdt de werknemer in april 55 km privé, dan is dit 120 km in twee maanden. Op jaarbasis is dit 600 km, dus te veel. Ook in april moet de werkgever de bijtelling toepassen en pas na ontvangst van de verklaring in mei niet meer.

Corrigeren?
De werkgever mag de bijtelling op het eind van het jaar pas corrigeren als dan blijkt dat niet meer dan 416 km privé is gereden. Corrigeert de werkgever niet, dan kan de werknemer zelf bezwaar maken tegen de ingehouden loonheffingen. Eenvoudiger is het als de werknemer de bijtelling bij de eigen aangifte achterwege laat.