Werken met HR-workflows: meer tijd voor mensen, minder voor administratie

HR-afdelingen staan dagelijks voor de uitdaging om administratieve processen efficiënt te organiseren zonder daarbij de focus op medewerkers te verliezen. Met HR-Workflows worden veelvoorkomende HR-processen gedigitaliseerd en geautomatiseerd, waardoor organisaties meer overzicht creëren, minder handmatig werk hoeven uit te voeren en meer tijd overhouden voor wat echt belangrijk is: hun mensen.

Met HR-workflows automatiseren en ondersteunen we processen zoals onboarding, contractverlengingen, verlof, verzuim, declaraties en functionering & beoordeling. Alle relevante informatie wordt daarbij centraal vastgelegd in één digitaal medewerkersdossier.

Slimme workflows zorgen voor meer efficiëntie

Digitalisering bespaart tijd. Onze HR-Workflows zijn zo ingericht dat alle benodigde stappen binnen een proces automatisch worden gevolgd. Taken worden direct toegewezen aan de juiste betrokkenen, waardoor duidelijk is wie op welk moment in actie moet komen. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces, minder handmatige handelingen en minder kans op fouten. Documenten kunnen automatisch worden gegenereerd op basis van beschikbare gegevens en eenvoudig digitaal worden ondertekend. Hierdoor zijn printen, handmatig ondertekenen en inscannen verleden tijd. Alle acties, documenten en gegevens worden vervolgens centraal vastgelegd in het digitale medewerkersdossier.

Ontvang signalen voor belangrijke gebeurtenissen en start automatisch workflows op
Vergeet Excel lijstjes voor het bijhouden van bijvoorbeeld aflopende contracten en laat een workflow automatisch opstarten. Zo vergeet je nooit meer het contract op tijd te verlengen of op te zeggen.

De status van een proces in één overzicht
Heeft de medewerker de verklaring loonheffingen al ondertekend aangeleverd? Als workflow eigenaar heb je altijd overzicht op de status van de workflow, dat helpt je om grip te houden op alle processen en tijdig actie te ondernemen waar nodig.

Voorbeeld: een digitale onboarding

1. Bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker worden alle benodigde gegevens digitaal verzameld. De medewerker levert de gevraagde informatie en documenten online aan en maakt direct de keuze of loonheffingskorting moet worden toegepast. De verklaring loonheffingen wordt vervolgens ondertekend en automatisch opgenomen in het digitale medewerkersdossier.
2. Na het aanvullen van de dienstverband- en salarisgegevens wordt de arbeidsovereenkomst digitaal gegenereerd. Het document wordt vervolgens verstuurd naar de ondertekenaars.
3. De ondertekenaars ontvangen automatisch een melding zodra het document gereed staat voor ondertekening. Met een eenvoudige digitale handeling kunnen zij het document ondertekenen, waarna de overeenkomst rechtsgeldig is. Het ondertekende document wordt vervolgens automatisch opgenomen in het medewerkersdossier.
4. Na ondertekening van de arbeidsovereenkomst worden automatisch de benodigde vervolgacties uitgezet. De juiste personen ontvangen tijdig een melding van hun verantwoordelijkheden, zodat alle voorbereidingen voor een succesvolle indiensttreding zorgvuldig en tijdig wordenafgerond.

Meer grip op HR begint hier

Waarom blijven werken met losse documenten, Excel-lijsten en handmatige processen als het ook slimmer kan? Met HR-Workflows zet je de stap naar een efficiënte, digitale HR-omgeving waarin processen vanzelf lopen en jij weer tijd hebt voor wat echt telt: je medewerkers. Neem contact met ons op en ontdek hoe HR-Workflows jouw organisatie kunnen helpen efficiënter, overzichtelijker en toekomstbestendig te werken.