Een vaste onkostenvergoeding: eenvoudig geregeld of fiscale tijdbom?

Veel werkgevers verstrekken hun werknemers een vaste onkostenvergoeding via de loonstrook. Dat is administratief eenvoudig en voorkomt dat werknemers voortdurend losse declaraties moeten indienen. Toch blijkt in de praktijk dat juist deze vergoedingen regelmatig leiden tot fiscale discussies tijdens een boekenonderzoek.

Wat is een vaste onkostenvergoeding?

Een vaste onkostenvergoeding is een periodieke vergoeding voor kosten die werknemers in het kader van hun dienstbetrekking maken en die voor rekening van de werkgever behoren te komen.

Onder voorwaarden kan een werkgever deze vergoeding onbelast verstrekken. Daarbij kan sprake zijn van:

• intermediaire kosten
• gerichte vrijgestelde kosten
• een combinatie van beide

Als niet aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan, kan de vergoeding alsnog worden aangemerkt als belast loon.

Een vaste onkostenvergoeding is vooral geschikt voor kosten die met enige regelmaat terugkeren en waarvan de hoogte redelijk voorspelbaar is. Voor incidentele of sterk wisselende zakelijke uitgaven kan declareren een betere oplossing zijn.

Welke kosten kunnen onderdeel uitmaken van een vaste onkostenvergoeding?

Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer feitelijk voorschiet namens de werkgever.

Voorbeelden zijn:

• portokosten
• parkeerkosten tijdens zakelijke afspraken
• representatiekosten namens de werkgever

Gerichte vrijstellingen
Ook bepaalde gerichte vrijstellingen kunnen onderdeel uitmaken van een vaste kostenvergoeding. Voor sommige gerichte vrijstellingen geldt dat een vaste periodieke vergoeding alleen mogelijk is als de betreffende uitgaven voldoende regelmatig voorkomen en de vergoeding gebaseerd is op daadwerkelijk te verwachten kosten.

Voorbeelden zijn:

• zakelijke kilometers met eigen vervoer
• kosten van tijdelijk verblijf tijdens dienstreizen
• vakliteratuur

Zonder onderbouwing geen onbelaste vergoeding

Een veel voorkomende misvatting is dat een werkgever zelf een bedrag kan vaststellen en dit vervolgens onbelast mag uitbetalen. Dat is niet het geval. Voor een onbelaste vaste kostenvergoeding moet kunnen worden aangetoond:

• welke kosten worden vergoed
• hoe het bedrag is samengesteld
• welk bedrag per kostensoort is opgenomen
• dat vooraf onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten

De wet vereist dat aan de vergoeding een onderzoek naar de feitelijke kosten ten grondslag ligt.

Arbeidsrechtelijk: leg afspraken schriftelijk vast

Een vaste onkostenvergoeding is niet alleen een fiscale regeling, maar kan ook een arbeidsvoorwaarde zijn.

Wij adviseren daarom om schriftelijk vast te leggen:

• welke kosten worden vergoed
• hoe het bedrag is opgebouwd
• wanneer evaluatie plaatsvindt
• wanneer de vergoeding kan worden aangepast
• wanneer de vergoeding vervalt

Neem dit op in de arbeidsovereenkomst, een addendum, het personeelshandboek of een arbeidsvoorwaardenregeling.  Door dit vooraf duidelijk vast te leggen voorkom je discussies achteraf.

Een vaste onkostenvergoeding is dus niet iets dat vrijblijvend kan worden vastgesteld. Een goede onderbouwing vormt de basis voor een fiscale verantwoorde vergoeding en voorkomt discussies bij een controle achteraf.

Wil je weten hoe een vaste onkostenvergoeding correct wordt onderbouwd? Lees het hier.