Gebalanceerd eten met regels

Elke keer dat je medewerker een zakelijk betaalde maaltijd nuttigt op kantoor, moet een fiscale beoordeling van deze maaltijd worden gedaan. Volgens de WKR moet een normbedrag van €3,90 per maaltijd worden opgenomen die ten laste gaat van de vrije ruimte in de WKR, tenzij deze maaltijd noodzakelijk is voor het werk, zoals bij overwerk of zakelijke bijeenkomsten. Dit bedrag valt dan binnen de gerichte vrijstelling van de WKR, de regeling die bepaalt hoeveel onbelaste vergoedingen en verstrekkingen je mag geven.

Maaltijden met een overwegend zakelijk karakter zijn gericht vrijgesteld. Stel, u bestelt als werkgever broodjes voor de lunch en spreekt over zowel werk- als privézaken. Hoe waardeer je deze lunch? De Belastingdienst stelt zich op het standpunt dat je voor deze lunch het normbedrag van €3,90 per werknemer moet hanteren. Indien je deze lunch als zakelijk wilt bestempelen, moet je dat kunnen aantonen. Dat kan met behulp van een deelnemerslijst en door het maken van notulen. Hiermee is deze lunch gericht vrijgesteld. Door het naleven van deze regel voorkomt u problemen met de Belastingdienst, die toeziet op de naleving van de WKR. Het is echter belangrijk om te weten dat deze regels niet van toepassing zijn op externe zakelijke lunches of diners.

Wanneer je met een klant of relatie buiten de deur eet, valt dit onder zakelijke representatiekosten en komt dit niet ten laste van het algemeen forfait van de WKR. Dat betekent dat er voor dit soort maaltijden geen normbedrag hoeft worden opgenomen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om dergelijke kosten te administreren, zonder de beperkingen van de WKR.

Zakelijke maaltijden zijn dus meer dan alleen een moment van ontspanning; ze zijn een essentieel onderdeel van uw bedrijfsvoering. Zorg ervoor dat de WKR-regels goed worden toegepast, zodat je smakelijk kunt genieten zonder een nare bijsmaak achteraf.

De volgende keer dat je met het team aan tafel zit; weet dat niet alleen elke hap, maar óók een zorgvuldige administratie telt.

Deze tekst is afkomstig uit een column van Business in Barneveld, geschreven door Erik Kuiter.
September 2024